Was beinhaltet sie und wer hat Einsicht? Personalakte

In der Privatwirtschaft gibt es anders als im öffentlichen Dienst keine Pflicht zur Führung einer Personalakte. Wenn jedoch eine geführt wird, sind strenge Datenschutzregeln einzuhalten. Zudem hat jeder Arbeitnehmer das Recht, seine Personalakte einzusehen. Wie du dieses Recht wahrnehmen kannst und was du sonst noch zum Thema Personalakte wissen solltest, haben wir in diesem Beitrag für dich zusammengetragen.

In deiner Personalakte sind alle relevanten Informationen und Dokumente zu deiner Beschäftigung bei deinem Arbeitgeber enthalten. Das umfasst beispielsweise:

• Deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und Bewerbungsschreiben).

• Deine persönlichen Daten.

• Dein Arbeitsvertrag.

• Korrespondenz mit der Personalabteilung oder anderen Abteilungen.

• Leistungsbeurteilungen

• Zeiterfassungskarten

• Fortbildungs- und Schulungsunterlagen

• Gesundheitsakten (sofern relevant und unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen)

• Gehalts- und Vergütungsunterlagen

• Unterlagen zum Beschäftigungsende (Kündigung und Zeugnis).

• Andere relevante Informationen über deine Beschäftigung.

Eine gesetzliche Pflicht zur Führung einer Personalakte gibt es nicht. Die meisten Unternehmen entscheiden sich aber für Personalakten, weil sie es ermöglichen, alles Wichtige zu jedem Mitarbeiter stets an einem Ort gesammelt zu haben.

Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung für Arbeitgeber, eine digitale Personalakte zu führen. Die Art und Weise, ob und wie Personalakten geführt werden, können Unternehmen selbst entscheiden.

Einige Arbeitgeber verwenden traditionelle Papierakten, während andere auf digitale Systeme umgestiegen sind, um die Verwaltung und den Zugriff auf die Informationen zu erleichtern.

Jede Personalakte unterliegt strengen Datenschutzbestimmungen. Sie muss vertraulich behandelt werden und so gesichert sein, dass eine unbefugte Einsichtnahme ausgeschlossen ist. Im Unternehmen dürfen nur Mitarbeiter der Personalverwaltung und des Personalmanagements Einsicht in die Personalakte bekommen.

Außerdem hast du selbst gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG das Recht, jederzeit Einsicht in deine eigene Personalakte zu erhalten.

Um deine Personalakte einzusehen, solltest du dich zunächst an die Personalabteilung deines Unternehmens wenden und fragen, wie die genaue Vorgehensweise ist. Unter Umständen kann es sein, dass du ein Formular ausfüllen oder einen Termin zur Einsicht mit der Personalabteilung vereinbaren musst.

Sollte dir die Einsicht in deine Personalakte verwehrt werden, solltest du einen Anwalt für Arbeitsrecht kontaktieren und dich dabei unterstützen lassen, deine Rechte durchzusetzen.

Wichtig: Wenn du bei der Einsicht in deine Personalakte Angaben entdeckst, die falsch sind, ist dein Arbeitgeber dazu verpflichtet, diese Angaben zu entfernen.

Arbeitnehmer, die eine Abmahnung erhalten haben, wünschen sich verständlicherweise, dass diese nicht allzu lange in der Personalakte verbleibt. In einigen Fällen ist es möglich, eine Abmahnung aus deiner Personalakte entfernen zu lassen, insbesondere wenn du der Meinung bist, dass sie unrechtmäßig oder ungerechtfertigt war. Wenn du eine Abmahnung entfernen lassen möchtest, solltest du dich an die Personalabteilung deines Unternehmens wenden und eine formelle Beschwerde einreichen.

Zudem hast du die Möglichkeit, den Betriebsrat hinzuzuziehen und eine Gegendarstellung zur Abmahnung zu verfassen. Der Arbeitgeber hat die Pflicht, deine Gegendarstellung mit in die Personalakte aufzunehmen.

Ist eine Abmahnung gerechtfertigt, lässt sie sich nicht so leicht entfernen. Auch hier hast du aber die Möglichkeit, einen Antrag auf Entfernung zu stellen. Das gilt vor allem dann, wenn die Abmahnung eine längere Zeit zurückliegt und du dir nichts mehr zuschulden hast kommen lassen. Ein Recht auf Entfernung hast du aber nicht.

Wie lange deine Personalakte aufgehoben werden muss, wenn du das Unternehmen verlässt, kann nicht pauschal beantwortet werden, weil es unterschiedlich lange Fristen für verschiedene Unterlagen gibt:

• Deine Bewerbungsunterlagen müssen sofort vernichtet werden.

• Alle Dokumente, die im Zusammenhang mit möglichen Ansprüchen (Schadensersatz, Urlaub usw.) stehen, müssen drei Jahre lang aufbewahrt werden.

• Sämtliche Dokumente, die eine steuerliche Bedeutung haben, sind vom Unternehmen sechs Jahre lang aufzubewahren.

• Buchungsbelege müssen sogar zehn Jahre lang verwahrt werden.

• Am längsten muss das Unternehmen alle Dokumente aufheben, die im Zusammenhang mit Versorgungsansprüchen stehen: 30 Jahre lang müssen Unterlagen mit Bezug auf die Pensionskasse aufgehoben werden.

Erst, wenn alle Fristen abgelaufen sind, muss deine Personalakte vollständig vernichtet werden.

Ja, für Personalakten im öffentlichen Dienst gelten besondere Regelungen, die sich von denen in der Privatwirtschaft unterscheiden. Demnach besteht im öffentlichen Dienst eine Pflicht zur Führung einer Personalakte – anders als in der Privatwirtschaft. Hier kann eine Personalakte geführt werden, eine Pflicht dazu gibt es allerdings nicht.

Was das Einsichtsrecht in die Personalakte und die Aufbewahrungsfristen angeht, gibt es im öffentlichen Dienst keine Unterschiede.