So geht’s Einladung zum Vorstellungsgespräch

Wenn das Recruiting erfolgreich war, haben sich gleich mehrere Bewerber auf die offenen Stellen in Ihrem Versicherungsbüro beworben. Nun folgt der nächste Schritt im Bewerbungsprozess – die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Hierbei geht es maßgeblich darum, die Bewerber persönlich kennenzulernen, um entscheiden zu können, welcher Bewerber am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten, damit der erste Eindruck überzeugt. In diesem Beitrag gehen wir genauer darauf ein, wie Sie Terminvorschläge für Vorstellungsgespräche formulieren, was es währenddessen zu beachten gibt und wie Sie die Chancen steigern, dass sich Bewerber für Sie und Ihr Versicherungsbüro entscheiden.

Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist weit mehr als das reine Jonglieren mit freien Terminen. Eine hochwertige und überzeugende Einladung macht deutlich, dass Sie ernsthaftes Interesse an dem Bewerber oder der Bewerberin haben und vermittelt so schon von Anfang an einen wertschätzenden Eindruck. Zudem sprechen weitere Aspekte dafür, eine Einladung zum Vorstellungsgespräch im Vorfeld zu durchdenken:

• Positiver Erstkontakt: Während des Bewerbungsprozesses sind alle Berührungspunkte zwischen Ihnen und dem Bewerber von Relevanz. Schon eine kleine Veränderung kann darüber entscheiden, ob sich der Bewerber für Ihr Versicherungsbüro oder die Konkurrenz entscheidet. Für ein optimales Candidate Experience ist daher auch die Einladung zum Vorstellungsgespräch wichtig.

• Außenwirkung beeinflussen: Ein gewisser Ruf spricht sich schnell herum. Wie möchten Sie mit Ihrem Versicherungsbüro nach außen hin auftreten? Ein Unternehmen kann professionell, wohlwollend und arbeitnehmerfreundlich oder unprofessionell und chaotisch wirken – und vieles entscheidet sich davon schon beim Bewerbungsgespräch.

• Alleinstellungsmerkmal schaffen: In der Regel schreiben Bewerber bei der Suche nach einem neuen Job mehrere Bewerbungen. Wenn sich Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch von der Konkurrenz abhebt, steigen damit auch Ihre Chancen, den Bewerber für sich zu gewinnen.

Aufgrund all dieser Aspekte kommt es auch bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch maßgeblich darauf an, wie diese gestaltet ist. Sie kann einen positiven Eindruck vom Unternehmen stärken oder in der Masse untergehen – alles hängt von der Umsetzung ab.

Bevor die Einladung zum Vorstellungsgespräch an den Bewerber verschickt wird, sollten zunächst intern alle offenen Fragen geklärt werden. Wie viele Personen nehmen am Gespräch teil? Wann haben diese Personen freie Termine? In welchen Räumlichkeiten ist das Gespräch geplant? Wer ist für Bewerber der passende Ansprechpartner? Sind diese Fragen beantwortet, folgt im nächsten Schritt die eigentliche Einladung zum Bewerbungsgespräch.

 Möchten Sie Bewerber zum Vorstellungsgespräch einladen, können Sie als Versicherungsbüro das per E-Mail, Anruf, Social Media oder Brief tun. Jedes Medium hat seine eigenen Vor- und Nachteile, die es im Vorfeld zu beleuchten gilt. 

Eine Einladung per E-Mail lässt sich schnell und bequem verschicken, allerdings fällt die direkte Abstimmung hier aus. Es sollte daher mindestens ein Terminvorschlag gemacht werden, auf den der Bewerber rasch reagieren kann. Bieten Sie unbedingt einen Ansprechpartner an, damit der Bewerber im Falle offener Fragen weiß, an wen er sich zu wenden hat. Ganz ähnlich sollten Sie auch bei einer Einladung per Brief vorgehen.

Deutlich persönlicher ist eine telefonische Einladung zum Vorstellungsgespräch. Hier knüpfen Sie bereits einen direkten Kontakt zum Bewerber, sodass dieser auch die Möglichkeit hat, den Termin individuell mit Ihnen abzustimmen. Zudem lassen sich offene Fragen direkt am Telefon beantworten. Im Anschluss daran ist es aber wichtig, dass Sie den Termin noch einmal schriftlich bestätigen. Zudem sollten Sie einkalkulieren, dass der Bewerber nicht jederzeit telefonisch erreichbar ist.

Inzwischen werden auch Bewerbungen über Soziale Netzwerke wie LinkedIn immer populärer, beispielsweise über offene Stellenanzeigen oder die „Einfach bewerben“-Funktion. Sofern sich mögliche Kandidaten für das Vorstellungsgespräch auf diese Weise beworben haben, kann auch die Einladung zum Vorstellungsgespräch über die Sozialen Netzwerke erfolgen. Achten Sie dabei aber darauf, dass Sie eindeutig als Ansprechpartner für das Unternehmen erkennbar sind.

Damit Sie einen positiven Eindruck vom Unternehmen hinterlassen, sollten in der Einladung zum Bewerbungsgespräch alle wichtigen Inhalte enthalten sein, unabhängig davon, für welches Medium Sie sich entschieden haben:

• Betreff: Bei schriftlichen Einladungen sollte schon im Betreff klar hervorstechen, dass es sich um eine Einladung zu einem Bewerbungsgespräch handelt. Schreiben Sie auch dazu, um welches Unternehmen es geht, damit der Bewerber die Einladung zuordnen kann.

• Danksagung: Danken Sie dem Bewerber für sein Interesse bzw. seine Bewerbung, um einen freundlichen Einstieg zu gewährleisten.

• Terminvorschlag: Machen Sie einen konkreten Terminvorschlag mit genauem Datum, Uhrzeit und der voraussichtlichen Dauer des Bewerbungsgesprächs.

• Adresse: Wenn das Bewerbungsgespräch vor Ort stattfindet, teilen Sie dem Bewerber die genaue Adresse mit. Sollte das Versicherungsbüro schwer zu finden sein, fügen Sie auch eine Wegbeschreibung hinzu. Findet das Bewerbungsgespräch online statt, geben Sie dem Bewerber die Login-Daten zur Videokonferenz.

• Gesprächsteilnehmer: Kündigen Sie schon an, welche Personen am Gespräch teilnehmen werden und welche Rolle sie innerhalb des Unternehmens haben.

• Vorbereitung: Erwarten Sie eine konkrete Vorbereitung vom Bewerber? Dann lassen Sie es ihn in der Einladung wissen. Dazu zählen beispielsweise auch Hinweise zum gewünschten Dresscode oder Unterlagen, die mitgebracht werden sollen.

• Kontaktdaten: Stellen Sie dem Bewerber einen Ansprechpartner zur Verfügung, bei dem er sich melden kann, wenn der Termin nicht passt oder Rückfragen bestehen.

Bei der telefonischen Einladung gehen Sie ganz ähnlich vor, wobei die Inhalte hier nicht schriftlich übermittelt werden, sondern am Telefon besprochen. Konkrete Daten wie Login-Daten für Videokonferenzen oder Anfahrtsbeschreibungen können Sie dem Bewerber aber auch im Anschluss per E-Mail zukommen lassen.

 Grundsätzlich gibt es bei der Formulierung einer Einladung wenig Fehlerpotential, allerdings sollte die Wortwahl zu Ihrem Versicherungsbüro passen. Stehen Sie vor allem für einen offenen und kollegialen Umgang und wird innerhalb des Büros geduzt, so können Sie Bewerber auch in der Einladung duzen. Legen Sie mehr Wert auf einen professionellen Umgang, ist das Siezen angeraten. Passen Sie die Formulierungen und Ansprachen in der Einladung zum Bewerbungsgespräch so an, wie es zu Ihrem Versicherungsbüro passt.

Zunächst einmal hängt die Anzahl der möglichen Bewerbungsgespräche natürlich davon ab, wie viele Bewerber sich auf die Stelle gemeldet haben. Grundsätzlich sollten Sie aber nur die Personen einladen, die Sie auch einstellen möchten.

Gibt es mehrere geeignete Bewerber, können Sie natürlich alle zum Bewerbungsgespräch einladen. Wie Sie dabei am besten vorgehen möchten, bleibt Ihnen überlassen. Manche Unternehmen sortieren die Bewerber nach Prioritäten – besonders geeignete Kräfte zuerst, weniger geeignete Bewerber im späteren Verlauf. Möchten Sie unvoreingenommen an die Sache herangehen, können Sie aber auch unabhängig von diesen Kriterien Einladungen versenden.

Es gibt keine bestimmte Bewerberanzahl, an der Sie sich orientieren müssen. Laden Sie die Personen ein, von denen Sie denken, dass sie zum Versicherungsbüro und der offenen Stelle passen.

Die klassische Herangehensweise ist bekannt: Sie als Unternehmen geben den Termin vor, der Bewerber kommt zum gewünschten Zeitpunkt. Insbesondere bei Fachkräften, die derzeit noch in einem anderen Unternehmen tätig sind, kann dies jedoch zu einer echten Herausforderung werden.

Sofern sich dies innerhalb des Versicherungsbüros umsetzen lässt, bieten Sie den möglichen Kandidaten ganz konkret an, eigene Terminvorschläge einzubringen oder fragen Sie, zu welchen Zeiten es generell gut passt oder schwierig wäre. So geben Sie den Bewerbern von Anfang an die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen.

Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, direkt in der Einladung zum Vorstellungsgespräch mehrere Terminvorschläge anzubieten, damit der Bewerber die Wahl hat und sich einen Termin aussuchen kann, der am besten zu seinem eigenen Terminkalender passt.

Sie möchten sich im Hinblick auf Einladungen zum Vorstellungsgespräch auch rechtlich absichern? Unser Partner KLUGO steht Ihnen bei allen Rechtsfragen beratend zur Seite.