Inkl. Musterformulierungen Absage auf Bewerbung: Das sollten Sie beachten

Gibt es innerhalb des Unternehmens nur eine offene Stellenausschreibung, auf die sich mehrere Personen bewerben, kommt es im Verlauf des Recruitment-Prozesses zwangsläufig zu einer Absage für Bewerber, die nicht für die Stelle geeignet sind. Rechtlich betrachtet sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, einem Bewerber abzusagen oder eine Begründung für die Absage zu liefern. Dennoch ist beides sinnvoll, um einen guten Eindruck zu hinterlassen und so gegebenenfalls die Tür für spätere, erneute Bewerbungen offenzuhalten. In diesem Beitrag fassen wir für Sie zusammen, wie eine Absage auf Bewerbungen formuliert werden sollte und wann der beste Zeitpunkt dafür ist.

Ein Blick auf das Arbeitsrecht macht klar: Eine Absage auf Bewerbungen ist rechtlich nicht verpflichtend. Von Juristen wird mitunter sogar empfohlen, keine Begründung mitzuliefern, um mögliche Verstöße gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) – und damit die möglichen Folgen einer Klage – zu vermeiden.

Und doch ist es für das Image des Unternehmens wichtig, Absagen auf Bewerbungen zu schreiben. Zunächst einmal ist es natürlich eine Frage der Höflichkeit: Bewerber haben viel Zeit und Mühe in die Bewerbung und ein mögliches Vorstellungsgespräch investiert, sodass es das Mindeste sein sollte, eine entsprechende Rückmeldung zu geben. Bleibt diese aus, spricht sich das in einer digitalisierten Welt schnell herum – und führt so zu einem schlechten Ruf ihres Versicherungsbüros.

Deutlich erkennbar ist das auch an einer Umfrage der Webseite „Karrierebibel.de“, die eine fehlende Rückmeldung nach der Bewerbung oder nach dem Vorstellungsgespräch als den zweit- und drittnervigsten Faktor im Bewerbungsverfahren einstuften. Noch deutlicher ist die Reaktion, wenn keine Begründung für die Absage mitgeliefert wird. Möchten Sie also trotz einer Bewerbungsabsage Ihren guten Unternehmensruf wahren, sollte eine Absage mit guter Begründung der Mindeststandard sein.

In Zeiten der Digitalisierung sind Bewerbungsunterlagen rasch versendet. Ebenso rasch erwarten Bewerber auch eine Rückmeldung auf ihre Bewerbung: Der Eingang der Bewerbungsunterlagen sollte daher so schnell wie möglich bestätigt werden. Bestenfalls geht die Eingangsbestätigung schon mit einer groben Schätzung einher, wann mit einer Rückmeldung zu rechnen ist. Diese Rückmeldung sollte maximal 14 Tage später erfolgen – wahlweise mit einer Einladung zum Vorstellungsgespräch (unabhängig davon, ob dieses vor Ort, telefonisch oder via Videocall erfolgt) oder mit einer Absage. Ist innerhalb dieses Zeitraums keine Rückmeldung möglich, sollte der Bewerber zumindest über die Verzögerung informiert werden.

Hat sich schon bei der Durchsicht der Bewerbungsunterlagen herausgestellt, dass ein Bewerber für die offene Position nicht geeignet ist, sollte so rasch wie möglich eine Bewerbungsabsage erfolgen. So haben Bewerber die Möglichkeit, sich auch auf andere Stellen zu bewerben und wissen, woran sie sind.

Wird die Absage auf Bewerbungen erst nach einem Vorstellungsgespräch verschickt, ist es durchaus sinnvoll, Bewerbern den voraussichtlichen Zeitpunkt der Entscheidung mitzuteilen. Kommunizieren Sie klar und deutlich, dass auch andere Bewerber für die offene Position vorstellig werden und Sie im Anschluss eine Entscheidung treffen. Ist diese gefallen, ist es auch hier eine Frage der Höflichkeit, die Absage auf die Bewerbung so rasch wie möglich zu versenden.

Hier haben wir einige Mustervorlagen für Bewerbungsabsagen Sie vorbereitet:

Absagen auf Bewerbungen haben selten etwas Positives an sich, weswegen es umso wichtiger ist, sie möglichst höflich und wertschätzend zu formulieren. So zeigen Sie Respekt gegenüber der Mühe und zeitlichen Investition des Bewerbers und können gleichzeitig einen positiven Eindruck hinterlassen.

Auch in einer Bewerbungsabsage kommt es daher auf Höflichkeitsformulierungen an:

• Bedanken Sie sich stets für die Bewerbung und das Interesse des Bewerbers am Unternehmen.

• Bedauern Sie die Absage und begründen Sie sie mit überzeugenden Argumenten – beispielsweise einem geeigneteren Bewerber.

• Bieten Sie dem Bewerber an, in Kontakt zu bleiben, falls sich eine andere Position im Unternehmen anbietet.

• Bedanken Sie sich für die Zeit des Bewerbers, falls dieser bereits zum Vorstellungsgespräch erschienen ist.

Rechtlich betrachtet muss eine Bewerbungsabsage keinerlei Begründung erhalten. Bewerber sind jedoch schnell frustriert, wenn sie nicht wissen, warum sich das Unternehmen gegen sie entschieden hat – schon aus Höflichkeit ist eine grobe Formulierung von Gründen also sinnvoll. Dabei kommt es nicht unbedingt auf eine individuelle und detailreiche Begründung an. Die Tatsache, dass ein anderer Bewerber vorgezogen wurde oder derzeit keine geeignete Stelle für den Bewerber frei ist, reicht in der Regel aus und bietet so eine grobe Orientierung.

Wird der Bewerbungsabsage eine Begründung hinzugefügt, sollten Sie möglichst nicht gegen Gesetze verstoßen. Besonders ist hier das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz von Relevanz, das vor Diskriminierung schützen soll. Eine Absage sollte also weder Geschlecht, Religion, Weltanschauung, sexuelle Identität, ethnische Herkunft, Familiensituation oder eine Behinderung als Grund enthalten. Begründen Sie die Absage stattdessen mit der beruflichen Qualifikation oder Berufserfahrung oder einfach damit, dass ein anderer Bewerber passender erschien.

Mit diesen Tipps wird die Absage auf Bewerbungen persönlicher und damit höflicher:

• Persönliche Anrede: Verzichten Sie auf allgemeine Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Sehr geehrter Bewerber“ und nutzen Sie stattdessen den Namen des Bewerbers, um eine persönliche Anrede sicherzustellen. So erscheint die Absage nicht wie eine Massenabfertigung.

• Ansprechpartner namentlich nennen: Dasselbe gilt auch für den Absender. Stehen Sie persönlich mit Ihrem Namen als Ansprechpartner für Rückfragen zur Verfügung.

• Schnelle Entscheidung: Lassen Sie sich zwischen Eingang der Bewerbung und Bewerbungsabsage nicht unnötig viel Zeit. Sobald klar ist, dass der Bewerber nicht infrage kommt, können Sie eine Absage formulieren. Die Rückmeldung sollte bestenfalls nach 7 bis 10 Tagen erfolgen.

• Positive Formulierung: Bleiben Sie bei der Absage der Bewerbung zu jeder Zeit höflich. Nutzen Sie wohlwollende Argumente und bedanken Sie sich für die Bewerbung. Weisen Sie auch darauf hin, dass die Absage nicht wegen mangelnder Qualifikation erfolgte, sondern weil ein anderer Bewerber besser passte.

• In Kontakt bleiben: Sind Sie der Meinung, dass ein Bewerber eigentlich gut zu Ihrem Versicherungsbüro passt, haben aber gerade keine offene Position, um ihn einzusetzen, so können Sie die Aufnahme in einen unternehmensinternen Talent-Pool anbieten. So besteht die Möglichkeit, bei nächstmöglicher Vakanz auf den Bewerber zurückzukommen.

Jobsuchende neigen in Zeiten der Digitalisierung immer mehr dazu, sich untereinander auszutauschen – auch auf entsprechenden Bewertungsplattformen, die inzwischen auch Bereiche für Bewerbungsverfahren anbieten. Daher liegt es durchaus im Interesse Ihres Versicherungsbüros, Bewerber wertschätzend und wohlwollend zu behandeln.

Mögliche Talente, die derzeit im Unternehmen nicht eingesetzt werden können, bleiben bei einem positiven Absage-Erlebnis auch für offene Stellen in der Zukunft relevant. Das werden Bewerber allerdings nur dann in Betracht ziehen, wenn die Absage freundlich und wohlwollend kommuniziert wurde. So kann auch eine Bewerbungsabsage zu einer positiven Erfahrung werden.

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