Warum ist eine strenge Auswahl wichtig? Bewerberscreening

In Zeiten des Fachkräftemangels gestaltet es sich schwierig, geeignetes Personal für eine offene Stelle zu finden. Wenn Bewerbungen eingehen, ist die Freude groß – doch bevor eine Entscheidung getroffen wird, welcher Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird, ist zunächst ein Bewerberscreening sinnvoll. Ziel ist es, den Bewerber schon frühzeitig kennenzulernen und zu entscheiden, ob er mit seinen Qualifikationen zur ausgeschriebenen Stelle passt. Warum das wichtig ist und welche Grenzen der Datenschutz beim Screening setzt, haben wir in diesem Beitrag genauer unter die Lupe genommen.

Je dringender Personal für eine offene Stelle gesucht wird, desto eher steigt die Bereitschaft, nicht ganz so optimale Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Allerdings schafft eine solche Maßnahme nur kurzfristig Abhilfe – stellt sich auf lange Sicht heraus, dass der neue Mitarbeiter doch nicht zur offenen Stelle passt, muss das Recruiting von vorne beginnen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Noch schlimmer wäre es, wenn der neue Mitarbeiter im Unternehmen bleibt, aber den Anforderungen nicht gerecht wird und damit langfristig sogar dem Versicherungsbüro schadet.

Gerade deshalb ist ein gründliches Bewerber-Screening wichtig, bei dem die Kandidaten und alle in der Bewerbung gemachten Angaben genau überprüft werden. Oftmals findet das Screening noch während des Auswahlverfahrens statt, also bevor Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Aber auch danach ist noch ausreichend Zeit dafür, sofern noch keine Vertragsunterzeichnung stattgefunden hat.

Es gibt viele gute Gründe für ein Bewerberscreening:

• Ehrlichkeit prüfen: Der Bewerber macht in seiner Bewerbung allerlei Angaben rund um seine Abschlüsse, Qualifikationen und bisherige Beschäftigungsverhältnisse. Aber Papier ist geduldig – es ist durchaus sinnvoll, die gemachten Angaben durch eigene Recherche zu überprüfen, um so sicherzustellen, dass der Bewerber wirklich qualifiziert ist.

• Fachliche Kompetenz sicherstellen: Die fachliche, aber auch die menschliche Qualifikation des Bewerbers sollte im Vorfeld geprüft werden, damit Sie sicher sein können, dass er sich in die Unternehmenskultur einfügen und dem Unternehmen Mehrwert bringen kann.

• Schaden am Unternehmen abwehren: Ein menschlich oder fachlich nicht zum Versicherungsbüro passender Mitarbeiter könnte das gesamte Arbeitsklima negativ beeinflussen. Mitunter drohen sogar Straftaten wie Korruption oder Datendiebstahl – ein intensives Bewerberscreening ist also sinnvoll, um das Versicherungsbüro vor Schäden aller Art zu bewahren.

Das Bewerberscreening hat in Deutschland nicht den besten Ruf. Schon der Begriff „Screening“ wird von vielen Menschen mit „Ausspionieren“ in Verbindung gebracht – und so verwundert es kaum, dass laut einer Umfrage von Deloitte nur rund 13 Prozent aller deutschen Unternehmen ein Bewerberscreening durchführen.

Dabei bedeutet ein Screening des Bewerbers aber nicht zwangsläufig, den Namen des Bewerbers in die Suchmaschine einzutippen und im Anschluss alle privaten Informationen zusammenzutragen. Es geht beim Bewerberscreening nicht darum, das Privatleben des Bewerbers unter die Lupe zu nehmen, sondern darum, die in der Bewerbung gemachten Angaben zu überprüfen und somit die Eignung für das Versicherungsbüro sicherzustellen.

Schritt 1: Richtigkeit der Angaben prüfen

Zunächst sollten Sie prüfen, ob die im Lebenslauf und der Bewerbung gemachten Angaben korrekt sind. Prüfen Sie beispielsweise, ob die genannten Zeiten rechnerisch logisch erscheinen oder ob widersprüchliche Angaben gemacht wurden. Auch berufliche Profile können zum Abgleich herangezogen werden, beispielsweise über Xing oder LinkedIn. Wichtige Dokumente wie Abschlüsse, Zertifikate oder Diplome können von Ihnen im Original zur Vorlage angefordert werden – beispielsweise beim Bewerbungsgespräch. So lässt sich auch hier die Echtheit zertifizieren.

Schritt 2: Online-Recherche des Bewerbers

Natürlich ist auch eine Online-Recherche rund um den Bewerber möglich, wobei Sie hier nur öffentlich zugängliche Quellen verwenden dürfen, die laut Arbeitnehmerdatenschutzgesetz eine erlaubte Quelle darstellen. Dazu zählen beispielsweise soziale Netzwerke mit Business-Charakter (LinkedIn, Xing), Online-Magazine oder eine eigene Webseite des Bewerbers.

Nicht mit einfließen in die Recherche dürfen dagegen soziale Netzwerke, die vom Bewerber privat genutzt werden – beispielsweise Facebook oder Instagram, sofern es sich dabei nicht um Unternehmensaccounts handelt. Soziale Netzwerke, die der Bewerber privat nutzt, unterliegen einem besonderen Schutz. Die dort gesammelten Informationen dürfen Sie also nicht legal verwenden. Erlaubt ist diese Art der Recherche nur, wenn Sie zuvor die explizite Einwilligung des Kandidaten einholen.

Schritt 3: Ehemalige Arbeitgeber kontaktieren

Als sehr informativ erweisen sich meist Gespräche mit den ehemaligen Arbeitgebern des Kandidaten, wobei hier direkte Vorgesetzte bevorzugt werden sollten. Dabei können sowohl die angegebenen Qualifikationen überprüft als auch Informationen rund um Soft Skills und persönliche Charakterfragen gewonnen werden. So erhalten Sie auch menschlich einen ersten Eindruck vom Bewerber.

Der Bewerber sollte auch dann um Erlaubnis gebeten werden, wenn Sie ehemalige Arbeitgeber kontaktieren möchten. Alternativ können Sie sich auch eine Referenzliste zusammenstellen lassen, auf der der Bewerber Personen nennt, die für solche Rückfragen erreichbar sind.

Schritt 4: Behördenauskünfte einholen

Je nach Position innerhalb des Unternehmens kann es sinnvoll sein, zur weiteren Sicherheit behördliche Auskünfte einzuholen. Dabei kann es sich beispielsweise um ein polizeiliches Führungszeugnis oder ein Gesundheitszeugnis handeln. Ist klar, dass der Bewerber mit großen Mengen Geld agieren muss und dabei eine hohe Alleinverantwortung trägt, kann auch eine SCHUFA-Auskunft sinnvoll sein, um die finanzielle Situation des Bewerbers zu überprüfen.

Schritt 5: Eigene Tests durchführen

Möchten Sie wirklich auf Nummer sicher gehen, können Sie natürlich auch eigene Tests entwickeln, um die Qualifikation des Bewerbers zu prüfen – sowohl im Hinblick auf die fachlichen Voraussetzungen als auch im Hinblick auf das menschliche Miteinander. In größeren Unternehmen sind mitunter sogar Drogen- oder Gesundheitstests üblich.

Im Rahmen des Bewerberscreenings dürfen Sie ausschließlich Daten nutzen, die zum Zweck der Feststellung der Eignung von Kandidaten für eine bestimmte Position dienen – also berufliche Qualifikationen, die für die Stellenbesetzung von Relevanz sind.

Seitdem die DSGVO in Kraft getreten ist, sind klassische Background-Checks, die auch die privaten Profile in den sozialen Netzwerken umfassen, nicht mehr erlaubt. Für bestimmte Positionen sollte stattdessen beispielsweise ein polizeiliches Führungszeugnis verlangt werden.

Für den respektvollen Umgang mit dem Bewerber ist es zudem wichtig und sinnvoll, ihn über das Bewerber-Screening zu informieren. Listen Sie dabei genau auf, welche Informationen Sie einholen werden. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, eine schriftliche Zustimmung für die Recherche einzuholen. Alle Rechercheergebnisse und Suchanfragen sollten zudem protokolliert werden, damit der Bewerber sieht, welche Informationen Sie eingeholt haben. Sofern Sie diese Unterlagen speichern möchten, ist dies nur in einer datenschutzkonformen Personalsoftware zulässig.

Sofern Sie bei der Recherche auf negative Ergebnisse stoßen, sollten Sie einem Bewerber stets die Möglichkeit geben, dazu Stellung zu beziehen. Mitunter können im Internet auch falsche oder veraltete Informationen zu finden sein, die durch ein klärendes Gespräch schnell aus der Welt geschafft werden können.

Ein Bewerberscreening ist aufwendig und zeitintensiv. Damit Sie wirklich nur die Informationen einholen, die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind, ist eine enge Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Fachbereich sinnvoll. So prüfen Sie gezielt die Kriterien, die für die Beurteilung und Einstellung des potenziellen Mitarbeiters von Relevanz sind. Lassen Sie von Ihren Kollegen ein Anforderungsprofil erstellen, das im Rahmen des Bewerberscreenings geprüft wird.

So lässt sich nicht nur die Qualität neuer Mitarbeiter langfristig verbessern, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen wird gestärkt. Zudem können Ressourcen im HR und Recruiting eingespart werden, wenn in der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen bereits die Grundlagen für das Bewerberscreening erarbeitet werden.

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