Wie Arbeitgeber davon profitieren Job Shadowing

In einer Zeit, in der sich Arbeitsbedingungen und Anforderungen im Job schnell verändern, ist Job Shadowing eine gute Möglichkeit, um Mitarbeitern und Bewerbern Einblicke in den Arbeitsalltag zu geben. Das Job Shadowing läuft deutlich passiver ab als ein Praktikum und ist damit für Arbeitnehmer, Bewerber und Führungskräfte eine gute Möglichkeit, die Perspektiven innerhalb des Unternehmens zu erweitern und frischen Wind in feste Arbeitsabläufe zu bringen.

Beim Job Shadowing wird eine Person bei der Arbeit im Hintergrund neben einem Mitarbeiter platziert, um diesen aktiv bei der Arbeit zu beobachten, ohne dabei selbst einzugreifen. Ziel ist es, einen Eindruck vom Arbeitsalltag zu erhalten, neue Impulse zu sammeln und ein Gespür dafür zu entwickeln, mit welchen Herausforderungen der Arbeitsbereich einhergeht.

Dabei unterscheidet sich das Job Shadowing in mehreren Aspekten von einem klassischen Praktikum: Bei einem Praktikum geht es maßgeblich darum, einen Mitarbeiter für die Position einzuarbeiten, damit sich dieser aktiv in den Unternehmensalltag einbringt – beim Job Shadowing dagegen greift die beobachtende Person nicht aktiv ein, sondern fokussiert sich auf das Zuschauen. Zudem laufen Praktika in der Regel mehrere Wochen, während sich das Job Shadowing auf einen oder wenige Tage beschränkt.

Job Shadowing bietet für Unternehmen viele Vorteile. Zunächst einmal geht es vor allem darum, Jobinteressenten und Bewerbern auf diese Weise einen realistischen Eindruck von einem bestimmten Arbeitsplatz zu vermitteln. Fachkräfte und besondere Talente werden durch das Angebot angesprochen und können mit Job Shadowing verschiedene Stellen im Unternehmen innerhalb weniger Tage durchlaufen, um die eigenen Fähigkeiten mit dem Bedarf im Unternehmen abzugleichen.

Aber auch für interne Mitarbeiter ist Job Shadowing eine gute Möglichkeit, um so einen Eindruck vom Arbeitsalltag der Kollegen zu erhalten, neue Impulse zu sammeln und die Zusammenarbeit im gesamten Team zu stärken. Auch im Falle eines innerbetrieblichen Arbeitsplatzwechsels ist das Job Shadowing eine gute Möglichkeit, um tiefere Einblicke in das Berufsfeld zu ermöglichen, noch bevor der Wechsel stattfindet.

Dabei profitieren Bewerber, bestehende Mitarbeiter, HR-Abteilung und Unternehmen gleichermaßen von den zahlreichen Vorteilen des Job Shadowings:

• Mitarbeiter lernen voneinander, erhalten neue Impulse und können Probleme dadurch leichter und schneller lösen.

• Die Wertschätzung innerhalb des Versicherungsbüros steigt, wenn ein Mitarbeiter Einblick in die Arbeit einer anderen Abteilung erhält.

• Durch die neue Form der Transparenz innerhalb des Unternehmens ist stets klar, wer welche Aufgabe erledigt.

• Mitarbeiter und Neueinsteiger kennen bereits die richtigen Ansprechpartner für offene Fragen.

• Im Gespräch über jobbezogene Themen ergeben sich neue, frische Perspektiven von außen.

• Die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen wird gestärkt und verbessert.

• Mitarbeiter erhalten eine neue Motivation, sich innerhalb des Unternehmens stärker einzubringen und weiterzuentwickeln.

• Bewerber und potenzielle Fachkräfte können sich bereits vor Vertragsschluss einen Eindruck vom Unternehmen verschaffen und ihre Fähigkeiten realistisch mit den Anforderungen im Job abgleichen.

Job Shadowing wurde zunächst für Personen entwickelt, die neue berufliche Perspektiven suchen und sich dabei innerhalb des Unternehmens oder in einem gänzlich neuen Berufsfeld informieren möchten. Aber auch langjährige Mitarbeiter profitieren vom Job Shadowing, wenn es um die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens geht. Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Personengruppen, für die Job Shadowing geeignet ist.

Junge Menschen, die frisch ihren Schulabschluss in der Tasche haben und noch nicht wissen, in welche Richtung es beruflich gehen soll und Studierende, die kurz vor ihrem Abschluss nach potenziellen Arbeitgebern suchen, sind die perfekte Zielgruppe für das Job Shadowing. Die Hemmschwelle ist im Vergleich zu einem Praktikum deutlich niedriger, wenn es um einen reinen „Schnuppertag“ im Unternehmen geht. Gleichzeitig können bereits wertvolle Eindrücke vom Arbeitsalltag gesammelt werden. Für Menschen, die sich über ihre zukünftige berufliche Orientierung noch nicht ganz im Klaren sind, stellt das Job Shadowing daher eine sehr gute Informationsquelle dar. Junge Menschen, die frisch ihren Schulabschluss in der Tasche haben und noch nicht wissen, in welche Richtung es beruflich gehen soll und Studierende, die kurz vor ihrem Abschluss nach potenziellen Arbeitgebern suchen, sind die perfekte Zielgruppe für das Job Shadowing. Die Hemmschwelle ist im Vergleich zu einem Praktikum deutlich niedriger, wenn es um einen reinen „Schnuppertag“ im Unternehmen geht. Gleichzeitig können bereits wertvolle Eindrücke vom Arbeitsalltag gesammelt werden. Für Menschen, die sich über ihre zukünftige berufliche Orientierung noch nicht ganz im Klaren sind, stellt das Job Shadowing daher eine sehr gute Informationsquelle dar.

Da das Job Shadowing mit wenig Zeitaufwand einhergeht und keine Einarbeitung benötigt, profitieren insbesondere Berufsanfänger von dem kurzen Einblick und der so gewonnenen Orientierung. Gleichzeitig kann innerhalb der kurzen Zeit, in der das Job Shadowing umgesetzt wird, kein wirklich tiefer Einblick gewährt werden und auch die Vermittlung von echtem Fachwissen gestaltet sich schwierig.

Steht die Option zu einer internen Bewerbung zur Verfügung, kann Job Shadowing genutzt werden, um einen Eindruck von den unterschiedlichen Arbeitsplätzen zu vermitteln. Dabei kann ganz ohne Druck und Verpflichtung ein authentisches Bild aus anderen Abteilungen gewonnen werden. Unternehmen profitieren vor allem dadurch, dass seltener ein Arbeitsplatzwechsel scheitert und Fachkräfte so im Unternehmen gehalten werden können.

Aber auch für Mitarbeiter hat das Job Shadowing viele Vorteile, vor allem wenn mehrere interne Arbeitsplatzoptionen zur Verfügung stehen. So lassen sich die unterschiedlichen Optionen gegeneinander abwägen und mit den eigenen Kompetenzen, Interessen und Fähigkeiten abgleichen, um im Anschluss eine fundierte Entscheidung für eine interne Bewerbung treffen zu können. Mitarbeiter entscheiden sich dank Job Shadowing tendenziell für die Stelle, die am besten zu ihnen passt, was sich positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter und innerhalb des Teams auswirkt. Gleichwohl bietet das Job Shadowing natürlich auch hier nur einen kurzen Einblick in Form einer Momentaufnahme, sodass tiefgreifende Einblicke in das Arbeitsfeld erst nach dem Wechsel möglich sind.

Mitunter kann es innerhalb des Versicherungsbüros wichtig sein, die Teams adäquat miteinander zu verknüpfen. Damit ein Grundverständnis für die Arbeit der anderen Mitarbeiter entsteht und sich die Teamstruktur entwickeln kann, ist das Job Shadowing eine gute Verbindungsmöglichkeit. Mitarbeiter lernen, was die Kollegen im anderen Team genau machen, wissen, welcher Ansprechpartner bei welcher Frage geeignet ist, und entwickeln ein Gefühl für berufliche Zusammenarbeit. So kann das Job Shadowing dabei helfen, die Kompetenzen innerhalb des Unternehmens zu verbessern und den Zusammenhalt zu stärken. Gleichzeitig ersetzt der kurze Einblick in andere Arbeitsbereiche natürlich keine fachliche Fortbildung, sodass es sich um einen eher oberflächlichen Einblick handelt.

Steht die Beförderung eines Mitarbeiters im Raum, so kann über Job Shadowing zunächst ein Verständnis für die einzelnen Arbeitsbereiche im Unternehmen geschaffen werden. Sind die Herausforderungen der einzelnen Berufsfelder bekannt, entsteht ein realistisches Bild von den Anforderungen, die an Mitarbeiter gestellt werden können und sollen. Daran kann sich später auch die Führung orientieren.

Job Shadowing bietet im Recruiting und in der Personalentwicklung eine Vielzahl an Vorteilen, sowohl für das Versicherungsbüro im Gesamten als auch für die einzelnen Mitarbeiter und Führungskräfte. Damit die Umsetzung gelingt, können Sie sich an der folgenden Job Shadowing Checkliste orientieren.

Schritt 1: Checkliste für den „Beobachter“ erstellen

Erstellen Sie für den Beobachter eine Checkliste, damit am Tag der Durchführung keine wichtigen Unterlagen fehlen. Welche Arbeitsmaterialien müssen zur Verfügung gestellt werden? Welche Informationen benötigt der Mitarbeiter schon im Vorfeld? Nur wenn das Job Shadowing durchdacht und gut organisiert ist, können davon alle Seiten profitieren.

Schritt 2: Suchen Sie Mentoren für das Job Shadowing

Nicht jeder Mitarbeiter ist dafür geeignet, sich bei der täglichen Arbeit beobachten zu lassen und auf mögliche Fragen zu antworten. Wählen Sie Mitarbeiter aus, die als Mentoren geeignet sind und den Beobachter anleiten können. Klären Sie schon im Vorfeld, wie das Job Shadowing abläuft und welche Vorteile Sie sich davon versprechen. Für offene Fragen sollten Sie als Führungskraft als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

Schritt 3: Tagesstruktur planen

Die Einblicke in einen Berufsalltag sollten so abwechslungsreich und vielseitig wie möglich sein. Dabei spielen vor allem die charakteristischen Aufgaben eine Rolle, die das Berufsfeld ausmachen. Aber auch Aufgabenbereiche, die mit besonderen Herausforderungen einhergehen, gilt es an diesem Tag zu bearbeiten. Je mehr Facetten des Berufsalltags deutlich werden, desto mehr profitiert der Beobachter und langfristig auch das Versicherungsbüro davon.

Schritt 4: Abschlussgespräch vorbereiten

Im stressigen Arbeitsalltag können Fragen aufkommen, die sich nicht sofort beantworten lassen. Planen Sie daher zum Abschluss des Tages ein gemeinsames Gespräch, an dem Mentor, Beobachter und die HR-Abteilung teilnehmen, um alle noch offenen Fragen beantworten zu können. Dabei kann es sich um jobspezifische Fragen handeln, aber auch um unternehmensspezifische Belange.

Sie möchten das Job Shadowing auch rechtlich absichern? Die Partner-Anwälte und Rechtsexperten von KLUGO steht Ihnen für eine juristische Erstberatung zur Seite.