Online-Background-Check – was Personaler beachten müssen

Jeder Personaler möchte den idealen Kandidaten für offene Stellen finden. Neben den Informationen in der Bewerbung sind auch Beiträge, Fotos und Kommentare in sozialen Medien interessant. Doch wenn Personaler einen Background-Check online vornehmen, müssen sie vorsichtig sein, denn die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erlaubt diese Recherchen nur in einem sehr engen Rahmen.

Was gilt es für Personaler hinsichtlich des Datenschutzrechts zu beachten?

Das Ziel eines jeden Bewerbungsverfahrens ist es, dass Personaler mit Daten, die sie über die Bewerber sammeln, den passenden herauszufiltern. Damit dies auch erlaubt ist, muss entweder der Bewerber in die Datenverarbeitung einwilligen oder es bedarf einer gesetzlichen beziehungsweise kollektivvertraglichen Erlaubnisnorm. § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sagt eindeutig aus, dass personenbezogene Daten nur dann verarbeitet werden dürfen, wenn es für die Entscheidung für ein Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Wird der Datenschutz der Bewerber nicht beachtet, öffnet dies abgelehnten Kandidaten nicht nur die Möglichkeit zu klagen, sondern kann auch zu einem enormen Imageschaden des Unternehmens und zu empfindlichen Strafen führen.

Warum ist eine Internetrecherche zu Bewerbern heikel?

Es ist allzu verlockend personenbezogene Daten aus dem Internet für die Nutzung während des Bewerbungsverfahrens heranzuziehen. Die Daten sind schnell ermittelt und gewähren je nach Bewerber tiefe Einblicke in Verhalten und Privatleben des Kandidaten. Doch der Background-Check muss online genauso nach den Vorgaben von § 26 Abs. 1 BDSG erfolgen wie offline auch. Beispielsweise ist die Information, ob ein Bewerber vorbestraft ist, pauschal unzulässig. Lediglich Verkehrsdelikte spielen bei Taxi-Fahrern oder Berufskraftfahrern eine Rolle, sodass diese explizit hierauf befragt werden dürfen. Der Umgang mit Bewerberdaten ist daher ein schmaler Grat, bei dem immer zwischen DSGVO und einem berechtigten Interesses des Arbeitgebers abgewogen werden muss.

Wie verhält es sich mit dem Datenschutz von Bewerbern hinsichtlich privater Fotos in sozialen Medien?

Fotos in sozialen Medien können sehr aufschlussreich über das private Verhalten eines Bewerbers sein. Viele Menschen sind allzu freizügig in Bezug auf die Veröffentlichung von Bildern.

So können unter Umständen folgende Szenarien auftauchen:

• Bilder vom Saufgelage beim letzten Ballermann-Urlaub
• Bilder vom Junggesellenabschied
• Rassistische oder diskriminierende Bilder

Es erscheint logisch, dass Fotos, die öffentlich in sozialen Netzwerken gepostet werden, auch für die Verwendung in einem Bewerbungsverfahren herangezogen werden dürfen. Doch Art. 4 Nr. 11 DSGVO sagt eindeutig aus, dass bei Abgabe der Einwilligung zur Datenverarbeitung feststehen muss, zu welchem Zweck diese erfolgt ist. Es kann daher nicht zwangsweise rückgeschlossen werden, dass private Bilder, die in einem sozialen Netzwerk privaten Nutzern zur Verfügung gestellt werden, auch potentiellen Arbeitgebern zugänglich gemacht werden wollen. Die Verwendung von privaten Fotos aus sozialen Netzwerken beim Online-Background-Check ist daher als sehr heikel anzusehen.

Wie sieht der Datenschutz von Bewerbern in Online-Berufsnetzwerken aus?

Bei Berufsnetzwerken liegt es vermutlich noch näher als bei privaten Netzwerken, dass die dort veröffentlichten Daten verwendet werden dürfen. Doch auch hier ist es nicht eindeutig, ob der Nutzer die Informationen für sein Bewerbungsverfahren oder vielmehr zur Ansprache von Kunden oder Geschäftspartnern verwenden möchte. Zudem liegt das Problem auch darin, dass die meisten Netzwerke wie Xing oder LinkedIn anmeldepflichtig sind und somit die Daten nicht vollständig öffentlich gemacht werden.

Gibt es Gründe, wann Personaler die Daten doch nutzen dürfen?

Die gesetzliche Erlaubnisnorm des § 26 Abs. 1 BDSG kann am Ende doch noch herangezogen werden, um die Verwendung von Daten aus Berufsnetzwerken zu verwenden. Wenn anhand der gemachten Daten aus Xing oder LinkedIn nachvollziehbar geschlossen werden kann, ob der Kandidat geeignet für eine Stelle ist, kann davon ausgegangen werden, dass die Daten verarbeitet werden können.

Was sollten Bewerber dennoch beachten?

Egal ob zulässig oder nicht, Bewerber sollten sich immer bewusst machen, dass öffentliche Bilder und Daten in sozialen Netzwerken einer breiten Masse zur Verfügung stehen. Sollten Sie noch weitere Fragen zum Thema Datenschutz haben, wenden Sie sich gerne an uns. Lassen Sie sich bei Fragen und Unsicherheiten am besten von einem Fachmann beraten. KLUGO ist Ihnen in dieser Angelegenheit gern behilflich. Nehmen Sie bei Bedarf jederzeit Kontakt zu uns auf!