Alles rund um die Reisekostenerstattung bei Bewerbungen

Die Suche nach einem neuen Job kann nicht nur sehr nervenaufreibend, sondern auch teuer sein, denn die finanziellen Aufwendungen, die während des Bewerbungsprozesses entstehen, sind unter Umständen beachtlich. Hinzu kommt die meist ohnehin schon angespannte Finanzlage, die sich bei vorliegender Arbeitslosigkeit ergibt. Ist das Auswahlverfahren mit Vor-Ort-Gesprächen verbunden, werden die anfallenden Reisekosten jedoch gegebenenfalls erstattet.

Anspruch auf Erstattung der Kosten für das Vorstellungsgespräch

Gemäß § 670 Bürgerliches Gesetzbuch hat der Bewerber einen gesetzlichen Anspruch darauf, die für das Vorstellungsgespräch aufgewandten Mittel vom Auftraggeber erstattet zu bekommen. Hierzu zählen unter anderem die Reisekosten, die je nach zurückgelegter Strecke recht hoch sein können. Liegen der aktuelle Wohnort und die Arbeitsstätte in spe weit auseinander, muss der potenzielle Arbeitgeber die Ticketkosten für die Bahnfahrt übernehmen.

Auch Spritkosten, die das Vorstellungsgespräch für den Bewerber bedeuten, sind hierbei in der Regel mit 30 Cent pro Kilometer inkludiert. Ist das Unternehmen nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar, werden Taxikosten meist ebenfalls erstattet. Fallen Übernachtungs- und Verpflegungskosten an, weil der Bewerber nicht binnen eines Tages an- und abreisen kann oder weil sich das Auswahlverfahren in die Länge zieht, ist der Auftraggeber laut Arbeitsrecht dazu verpflichtet, auch für diese aufzukommen. Dies gilt selbst dann, wenn ein Headhunter in seinem Namen Bewerber zum Gespräch eingeladen hat.

Ausnahme: Wann die Kosten nicht erstattet werden müssen

Sobald das einladende Unternehmen im Vorhinein, also zusammen mit der schriftlichen Einladung zum Vorstellungsgespräch, unmissverständlich mitteilt, dass die Reisekosten im Rahmen des Bewerbungsprozesses nicht übernommen werden, ist der gesetzliche Anspruch hinfällig. Auch die Erstattung der Hotel- und Verpflegungskosten, die eventuell anfallen, kann durch eine entsprechende Formulierung seitens des potenziellen Arbeitgebers verweigert werden. Indem dies geklärt ist, vermeidet das Unternehmen Unklarheiten und Streitigkeiten – allerdings wirkt es dadurch auch weniger attraktiv auf den Bewerber.

Aus diesem Grund erstatten viele Unternehmen einen Teil der Kosten, die für den Bewerber auf dem Weg zum und vom Vorstellungsgespräch anfallen. Üblich ist es, bestimmte Obergrenzen zu nennen. Häufig werden hierbei die Bahnticket-Beträge bis zum Wohnort des Bewerbers als Referenz genommen. Meist gilt dabei die Einschränkung, dass nur in der zweiten Klasse gereist werden darf. Restkosten, die die Obergrenze überschreiten, müssen dann vom Bewerber selbst getragen werden.

Es ist gängige Praxis, dass die Großzügigkeit des Unternehmens mit steigender Position zunimmt. Ist eine wichtige Stelle, die nur schwer besetzt werden kann, ausgeschrieben, steigt die Chance, dass die Kosten für Hotel und Verpflegung ebenfalls vom potenziellen Arbeitgeber übernommen werden. Bei einfachen Positionen hingegen werden die Kosten in der Regel nicht oder nur zu einem Teil vom Unternehmen erstattet.

Welche Kosten außerdem nicht erstattet werden müssen:

• Reisekosten bei fehlender Einladung
• Unnötige Hotel- und Verpflegungskosten
• Etwaige Flugkosten (außer zwingend erforderlich)

Nach dem Vorstellungsgespräch: So gelingt die Kostenerstattung

Bei der Reisekostenerstattung helfen Vorlagen, die sich online finden lassen. Ausgefüllt ist ein solcher Antrag zur Rückerstattung schriftlich an das jeweilige Unternehmen zu schicken. Neben den Adressen von Bewerber und Unternehmen sind in diesem die einzelnen Posten, wie etwa Fahrtkosten, Parkgebühren, Bahn- und Bustickets sowie Kosten für die Verpflegung, und das Datum des Vorstellungsgesprächs anzuführen. Außerdem sind die Kontodaten zu nennen. Etwaige Belege sind in Kopie beizufügen. Möchte das Unternehmen die Originalbelege haben, empfiehlt es sich, diese sicherheitshalber zuvor einzuscannen.

Optionen zur Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber

Verweigert das Unternehmen die Rückerstattung der Kosten, die im Rahmen des Vorstellungsgesprächs angefallen sind, können diese immer noch steuerlich als Werbungskosten abgesetzt werden. Hierzu muss das Einladungsschreiben inklusive Ankündigung, dass die Reisekosten nicht oder nur teilweise übernommen wurden, eingereicht werden. Auch die gefahrenen Kilometer auf dem Hin- und Rückweg sind zu nennen.

Alternativ erstattet auch die Agentur für Arbeit die Reisekosten – allerdings nur, wenn der Bewerber arbeitslos gemeldet ist und den entsprechenden Antrag bereits vor dem Vorstellungsgespräch gestellt hat. Unter Umständen kommt die Arbeitsagentur zudem für die Kosten der Bewerbungsunterlagen, also Bewerbungsbilder, Beglaubigungen, Porto und Co., auf.

Haben Sie weiterführende Fragen zur Reisekostenerstattung bei Bewerbungen, helfen wir Ihnen im Rahmen unserer telefonischen Erstberatung gerne weiter. Kontaktieren Sie uns!