Nebenkostenabrechnung: Nebenkosten zur Miete

Nebenkosten werden in der Regel auf den Mieter umgelegt – sofern dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Es lohnt sich jedoch eine Überprüfung der Nebenkosten, da diese oft zu hoch angesetzt sind.

Das Wichtigste in Kürze

• Alle Kosten, die zusätzlich zur Miete entstehen und vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden können, werden unter dem Begriff Nebenkosten zusammengefasst.
• Die Nebenkostenabrechnung wird in der Regel alljährlich erstellt.
• Ist sie falsch, kann der Mieter Widerspruch einlegen.
• Nebenkosten können teilweise vom Mieter steuerlich geltend gemacht werden und verringern so die eigene Steuerlast.

Was gehört zur Nebenkostenabrechnung?

Der Begriff Nebenkosten umfasst alle Kosten, die zusätzlich zur Miete entstehen und vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden können, sofern eine entsprechende Klausel im Mietvertrag vereinbart wurde. Das Wort Nebenkosten hat sich umgangssprachlich zwar etablieren können, ist rechtlich betrachtet jedoch nur für gewerbliche Immobilien korrekt. Die Nebenkosten für Wohneinheiten werden offiziell als Betriebskosten bezeichnet und müssen im Rahmen der Nebenkostenabrechnung/Betriebskostenabrechnung zusätzlich zu den eigentlichen Mietkosten an den Vermieter gezahlt werden.

Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören:

• Grundsteuer: Die Kosten der Grundsteuer werden von den Kommunen erhoben und können vom Vermieter an den Mieter weitergereicht werden.
• Versicherungen: Zu den gängigsten Versicherungen, die in einem Mietverhältnis anfallen, zählen Gebäudeversicherungen und Haftpflichtversicherungen.
• Warmwasser: Wasserkosten in der Nebenkostenabrechnung zur Miete sind vielfältig. Sie können unter anderem die Grundgebühren umfassen, aber auch die Miet- oder Kaufkosten von Wasseruhren und Wasseraufbereitungsanlagen, sofern diese vorhanden sind.
• Abwasser-Kosten: Neben gängigem Trinkwasser fallen in Mietverhältnissen auch Kosten für das Abwasser an. Hier sind unter anderem Kosten für öffentliche Entwässerungsanlagen und Regenwasser enthalten.
• Heizkosten: Zu den Heizkosten zählen alle Kosten für Schornsteinfeger, die Heizanlage, Reinigung und Wartung der Heizanlagen und die Kosten für den benötigten Brennstoff.
• Strom: Die umgelegten Nebenkosten für den Strom gelten unter anderem für den benötigten Strom für die Beleuchtung von Hausfluren, Außenanlagen und ggf. Gartenbeleuchtung.
• Aufzug: Alle anfallenden Kosten für den Betrieb und die Wartung eines Fahrstuhls können auf die Mieter des Hauses umgelegt werden.
• Hausreinigung: Regelmäßige Reinigungen des Hausflurs, Arbeiten in Gartenanlagen, Ungezieferbeseitigung und allgemeine Hausmeisterdienste können ebenfalls in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden.
• Gemeinschaftsräume: Sofern Waschräume mit Waschmaschine oder Trockner, Sauna, Schwimmbad oder ähnliche Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, können die dafür anfallenden Kosten an den Mieter weitergegeben werden.
• Straßenreinigung: Alle anfallenden Kosten für die Straßenreinigung, Müllabfuhr oder den Winterdienst können vom Vermieter in der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden.
• Gemeinschaftsantenne/Kabelanschluss: Sofern vorhanden, können die Kosten für Strom und Wartung von Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss vom Mieter zu tragen sein.

Eine genaue Regelung zu den umlagefähigen Nebenkosten muss im Mietvertrag enthalten sein.

Man unterscheidet bei den Betriebskosten zwischen „warmen Betriebskosten“ und „kalten Betriebskosten“. Warme Betriebskosten umfassen alle anfallenden Nebenkosten, inklusive Heizung und Warmwasser, während in den kalten Betriebskosten alle anderen Nebenkosten für den Mieter enthalten sind.

Wie hoch darf eine Miet-Nebenkostenabrechnung sein?

Immer wieder kommt es zu Streitigkeiten, wenn es um die Höhe der Miet-Nebenkostenabrechnung geht. Insbesondere Mieter sind mitunter überrascht, wenn eine hohe Nebenkostenabrechnung im Briefkasten liegt.

Allgemein gehen Mietrechtsexperten davon aus, dass pro Quadratmeter Wohnfläche Nebenkosten in Höhe von 2,15 bis 3,00 Euro als normal und durchschnittlich gelten. Eine Höchstgrenze ist erreicht, wenn die genannten Werte um mehr als 10 Prozent überschritten werden. Natürlich ist dies immer auch von der Ausstattung der Wohnung abhängig.

Für eine 80 Quadratmeter-Wohnung ergibt sich daraus:

• 80 bis 100 Euro bei niedrigen Nebenkosten
• 160 bis 200 Euro bei durchschnittlichen Nebenkosten
• 250 Euro bei hohen Nebenkosten

Durch die Inflation und die daraus resultierenden Preisanstiege im Jahr 2022/2023 können sich die durchschnittlichen Nebenkosten pro Quadratmeter auf 6,40 Euro erhöhen. Somit würden sich für eine 80 Quadratmeter-Wohnung 512 Euro Nebenkosten im Monat ergeben.

Was kann ich tun, wenn die Nebenkostenabrechnung nicht stimmt?

Als Mieter müssen Sie zunächst Widerspruch gegen die vermeintlich falsche Nebenkostenabrechnung einlegen. Eine falsche Nebenkostenabrechnung wird nicht schon deshalb unwirksam, weil sie Fehler enthält – unter Umständen ist die Abrechnung nur teilweise in ihrer Wirksamkeit betroffen. Ein Widerspruch ist daher unverzichtbar.

Der Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten schriftlich vorgebracht werden. Wichtig zu wissen: Ist die Nebenkostenabrechnung formell unrichtig – zum Beispiel, weil der Mindestinhalt nach § 259 des Bürgerlichen Gesetzbuches (kurz: BGB) fehlt – gilt die genannte Widerspruchsfrist nicht.

Was kann ich tun, wenn die Nebenkostennachzahlung zu hoch ist?

Aktuelle Statistiken zeigen, dass viele Mieter zum Jahresende eine zu hohe Nebenkostennachzahlung erhalten. Für den Vermieter besteht die Pflicht, die Berechnung der Kosten anhand der Daten aus dem Vorjahr vorzunehmen, um am Ende eine realistische Zahl ermitteln zu können. Kostensteigerungen lassen sich jedoch auf den Mieter umlegen, sodass auch eine höhere Nebenkostennachzahlung zunächst einmal Gültigkeit besitzt. Damit eine eingehende Prüfung stattfinden kann, steht der Vermieter in der Pflicht, dem Mieter Einsicht in alle relevanten Unterlagen zu gewähren.

Ein berechtigter Einwand besteht auch dann, wenn die Nebenkosten bewusst zu niedrig angesetzt wurden, um Mieter in das Wohnobjekt zu locken. Wurde der Mieter bezüglich der zu erwartenden Nebenkosten tatsächlich getäuscht, kann unter Umständen Schadenersatz geltend gemacht werden.

Um auf Nummer sicher zu gehen, lohnt sich für Vermieter und Mieter ein Blick auf den Betriebskostenspiegel für Deutschland. So ist direkt ersichtlich, in welcher Höhe die Betriebskosten zu erwarten bzw. angemessen sind. Natürlich fließt der aktuelle Betriebskostenspiegel auch in unsere kostenlose Überprüfung der Nebenkostenabrechnung mit ein.

Wie kann ich meine Nebenkostenabrechnung prüfen?

Das Prüfen der Nebenkostenabrechnung auf Fehler können Sie als Mieter in Eigenregie übernehmen – allerdings ist dies gerade in Bezug auf mögliche formelle Fehler nicht immer einfach. Bei unserem Partner Mineko können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung auf Formfehler prüfen lassen. Außerdem werden Umlagepositionen und Versicherungen betrachtet und die Grundsteuer und Heizkosten überprüft. Gerade bei diesen Posten unterlaufen Vermietern häufig Fehler.

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Nebenkostenabrechnung prüfen lassen

Gehen Streitigkeiten mit dem Vermieter über die Nebenkostenabrechnung hinaus, ist oft juristischer Rat gefragt. So zum Beispiel dann, wenn der Vermieter eine Rückzahlung verweigert oder trotz eines inhaltlichen Fehlers der Nebenkostenabrechnung die Vorauszahlungspauschale für das kommende Jahr erhöhen will. Ein Anwalt für Mietrecht kann hier mit Erfahrung und Expertise wertvolle Hilfestellung geben und verhilft Mietern zu ihrem Recht.

Sind pauschale Nebenkosten erlaubt?

Die Nebenkosten auf den Mieter umzulegen, gilt als üblich. Damit der Mieter einen vollen Überblick über die anfallenden Nebenkosten hat, sind diese gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (kurz: BetrKV) im Mietvertrag anzuführen. Viele Vermieter setzen bei der Abrechnung eine monatlich fällige Nebenkostenpauschale an. Dies ist jedoch keine Verpflichtung, denn der Vermieter kann selbst entscheiden, ob er die anfallenden Nebenkosten der Miete als Vorauszahlung verlangt oder in Form einer Pauschale einfordert.

Falls die Pauschale die anfallenden Kosten nicht deckt, ist der restliche Betrag vom Vermieter zu zahlen. Sollten die Nebenkosten geringer ausfallen als in der Pauschale veranschlagt, muss eine Anpassung der Nebenkostenpauschale stattfinden. Wenn die für den Vermieter anfallenden Kosten für die Nebenkosten steigen, kann eine Nebenkostenpauschale aber auch erhöht werden. Das ist jedoch nur möglich, wenn die Pauschale im Mietvertrag schriftlich vereinbart wurde, die Gründe für die Erhöhung klar dargelegt werden können und der Vermieter sich eine Pauschalerhöhung vorbehalten hat.

Von den Pauschalbeträgen ausgenommen sind generell Heiz- und Warmwasserkosten, da es sich um individuelle Werte handelt, die je nach eigenem Verbrauch stark schwanken können. Hier muss eine detaillierte, separate Abrechnung mit einer genauen Auflistung des Verbrauchs erfolgen. Weitere Informationen zu den Nebenkosten für Heizung und Warmwasser erhalten Sie in unserem Beitrag Heizkosten und deren Berechnung.

Welcher Zeitraum gilt für die Nebenkostenabrechnung?

Grundsätzlich gilt ein Zeitraum von zwölf Monaten für die Nebenkostenabrechnung. Dieser muss nicht zwingend mit dem Kalenderjahr übereinstimmen, darf aber auch nicht überschritten werden. Für Vermieter bedeutet das: Sie müssen innerhalb von einem Jahr alle Unterlagen zusammenstellen, die für die Nebenkostenabrechnung von Bedeutung sind.

Welche Fristen gelten für die Miet-Nebenkostenabrechnung?

Von allen im Mietverhältnis vereinbarten Pauschalen müssen Vermieter wichtige Fristen zur eigentlichen Betriebskostenabrechnung einhalten. Gemäß § 556 Abs. (3) S. (2) BGB ist dem Mieter die Abrechnung „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraum“ vorzulegen. Hierbei gilt der 31.12. eines Jahres als Frist. Für Vermieter ist es wichtig, diese Frist einzuhalten, denn danach lassen sich Forderungen in Bezug auf mögliche Nachzahlungen gegen den Mieter nur noch schwer durchsetzen. Aber auch hier gibt es eine Ausnahmeregelung: War es dem Vermieter nicht möglich, diese Frist einzuhalten, kann die Nebenkostenabrechnung auch zu einem späteren Zeitpunkt übermittelt werden. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Mieter verzogen ist, ohne seine neue Anschrift zu hinterlassen.

Für die korrekte Nebenkostenabrechnung ist nicht nur die Einhaltung der Fristen wichtig, sondern auch die Vollständigkeit und Richtigkeit der Abrechnung. Sollte die Nebenkostenabrechnung zu spät zugestellt, unvollständig oder gar fehlerhaft sein, hat der Mieter nach § 556 Abs. (3) S. (5) BGB das Recht, innerhalb von zwölf Monaten nach Zustellung der Nebenkostenabrechnung Einwände gegen diese geltend zu machen. Sofern der Mieter keine Einwände hat, muss der Rechnungsbetrag binnen einer Frist von 30 Tagen beglichen werden.

Gibt es bei der Nebenkostenabrechnung eine Verjährungsfrist?

Auch bei der Nebenkostenabrechnung gibt es eine Verjährungsfrist. Wenn ein Vermieter die Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung nicht binnen einer Frist von drei Jahren geltend macht, verjähren diese. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt jedoch erst nach Ablauf des Jahres, aus dem die Ansprüche stammen. Konkret bedeutet dies: Erhalten Sie als Mieter die Betriebskostenabrechnung zum 05.05.2019, beginnt mit dem 01.01.2020 die Verjährungsfrist. Die endgültige Verjährung wäre in diesem Fall zum Stichtag am 31.12.2022. Beachten Sie jedoch den Unterschied zwischen Abrechnungsfrist und Verjährungsfrist: Liegt noch keine Abrechnung vor, beginnt auch noch keine Verjährungsfrist.

Übrigens: Stellt der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nach Ablauf der zwölfmonatigen Zustellungsfrist zu, besteht seitens des Vermieters kein Anspruch mehr auf eventuelle Nachzahlungen. Anders sieht es jedoch im Falle eines Guthabens auf der Seite des Mieters aus. In diesem Fall kann auch unabhängig von der abgelaufenen Frist der Anspruch auf Auszahlung des Guthabens geltend gemacht werden.

Bei der Nebenkostenabrechnung gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Wenn der Vermieter nicht innerhalb dieser Frist die Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung geltend macht, verjähren diese.

Wann erhalte ich die Nebenkostenabrechnung nach Auszug?

Die genannten Fristen gelten grundsätzlich auch dann, wenn der Mieter aus der Wohnung auszieht und somit ein Wechsel stattfindet. Dem Vermieter steht es aber frei, von dieser Regelung abzuweichen – er kann den Abrechnungszeitraum durch eine Verkürzung zum Auszugstermin ändern und entsprechend anpassen. In diesem Fall erhält der Mieter nach dem Auszug dann zeitnah die Nebenkostenabrechnung für die gekündigte Wohnung.

Wann erhalte ich die Nebenkostenabrechnung nach Einzug?

Auch für den Einzug in eine neue Wohnung ist der Abrechnungszeitraum für das Mietobjekt maßgeblich. Dieser ändert sich nicht dadurch, dass Sie als Mieter mitten im Jahr in eine neue Wohnung einziehen.

Praxisbeispiel: Bei einem Einzug am 01.09.2020 in die neue Wohnung wird üblicherweise der Nutzungszeitraum vom 01.09.2020 bis zum 31.12.2020 angesetzt. Der Vermieter hat dann die Nebenkostenabrechnung bis spätestens 31.12.2021 vorzulegen.

Welche Nebenkostenabrechnung kann ich in der Steuererklärung angeben?

Die Nebenkostenabrechnung kann teilweise steuerlich geltend gemacht werden. Dies betrifft insbesondere Aufwendungen für Arbeiten rund um Haus und Garten. Steuerlich relevant sind dabei Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen.

Nicht von Bedeutung ist in diesem Zusammenhang die Frage, ob Sie selbst die Arbeiten in Auftrag gegeben haben oder ob dies über den Hausverwalter bzw. den Vermieter geschah. Rechnungsempfänger kann daher auch der Eigentümer sein.

Zu den typischen Handwerkerleistungen, die hierbei eine Berücksichtigung erfahren, gehören beispielsweise:

• Dachdeckerarbeiten
• Asbestsanierung
• Wartung und Reparatur von Heizungsanlagen
• Gartengestaltung
• Schornsteinfeger
• Pflasterarbeiten
• Maßnahmen zur Wärmedämmung.

Wo gebe ich die Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung an?

Die Nebenkostenabrechnung kann nur dann in der Steuererklärung angegeben werden, wenn überhaupt eine Steuer angesetzt wird. Mieter, die keine Einkommensteuer zahlen – beispielsweise aufgrund fehlenden Einkommens – können Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen nicht einer steuerlichen Berücksichtigung zuführen.

Kann ich die Nebenkostenabrechnung meiner Nachbarn einsehen?

Wenn die Nebenkostenabrechnung vom Vermieter im Briefkasten liegt, stellt sich für viele Mieter bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung die Frage, wie hoch die Nebenkostenabrechnung der Nachbarn ausfällt – und ob sich hier auffällige Differenzen zur eigenen Nebenkostenabrechnung ergeben.

Gerade dann, wenn es um den richtigen Verteilerschlüssel geht, ist es wichtig zu wissen, wie hoch der Verbrauch der Nachbarn ist. Der Vermieter muss hierzu Auskunft geben, natürlich immer unter der Wahrung der geltenden Vorschriften rund um den Datenschutz.